Anschreiben erstellen: Aufbau, Muster und wie Sie KI richtig nutzen

Was ein Anschreiben leisten muss

Der Lebenslauf zeigt, was Sie bisher gemacht haben. Das Anschreiben verbindet das mit der ausgeschriebenen Stelle. Es beantwortet drei Fragen, die sich jede Personalerin und jeder Personaler beim Lesen stellt:

1. Warum diese Stelle? Was Sie an genau dieser Aufgabe und diesem Arbeitgeber reizt, so konkret, dass der Satz bei keiner anderen Firma passen würde.
2. Warum Sie? Zwei oder drei Anforderungen aus der Stellenanzeige, jede mit einem Beleg aus Ihrem Werdegang.
3. Was muss ich noch wissen? Eintrittstermin, Gehaltsvorstellung, wenn danach gefragt wird, und alles, was der Lebenslauf nicht von selbst erklärt: ein Quereinstieg, eine Lücke, ein Umzug.

Wer diese drei Fragen auf einer Seite beantwortet, hat ein gutes Anschreiben. Der Rest ist Form, und dafür gibt es in Deutschland eine Norm, an der sich die meisten orientieren.

Aufbau eines Anschreibens nach DIN 5008

Die DIN 5008 regelt, wie Geschäftsbriefe aussehen. Für Bewerbungen ist sie nicht vorgeschrieben, aber Personaler kennen den Aufbau und finden sich schneller zurecht, wenn jedes Element an seinem Platz steht.

Layout: was man auf den ersten Blick sieht

• Eine Seite. Passt der Text nicht auf eine DIN-A4-Seite, kürzen Sie, statt die Schrift zu verkleinern.
• Ränder: links 2,5 cm und rechts 2 cm, wie in den üblichen Briefvorlagen nach DIN 5008.
• Schrift: eine gut lesbare Schrift wie Arial oder Calibri in 11 oder 12 Punkt, am besten dieselbe wie im Lebenslauf.
• Abstände: zwischen Betreff und Anrede zwei Leerzeilen, zwischen den Absätzen je eine, nach dem Gruß Platz für die Unterschrift.
• Unterschrift: auch bei einer Online-Bewerbung. Eine eingescannte Unterschrift über dem getippten Namen wirkt sorgfältiger als gar keine.
• Datei: als PDF mit einem sprechenden Namen wie „Anschreiben-Albers-Personalreferentin.pdf“. Lässt das Portal nur eine Datei zu, fügen Sie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse in dieser Reihenfolge zu einem PDF zusammen.

Einleitung: Der erste Satz zählt

Der Betreff sagt bereits, worauf Sie sich bewerben. Der erste Satz muss das nicht wiederholen; er sollte etwas über Sie sagen. Drei Einstiege, die mehr verraten als eine Ankündigung:

• Ihre stärkste Erfahrung für diese Stelle: „seit 2021 betreue ich rund 380 Beschäftigte aus Montage, Kundendienst und Verwaltung …“
• Ein persönlicher Bezug, wenn es ihn gibt: „vielen Dank für das Gespräch auf der Jobmesse in Kassel. Ihr Hinweis auf die neue Montagehalle hat mich neugierig gemacht.“
• Ihr Grund für den Wechsel: „nach fünf Jahren in der Personalsachbearbeitung und dem Abschluss als Personalfachkauffrau möchte ich die Verantwortung für die gesamte Personalbetreuung übernehmen.“

Nach der Anrede mit Komma geht es klein weiter, es sei denn, das erste Wort ist ein Substantiv, ein Name oder eine Höflichkeitsform wie „Sie“ oder „Ihr“.

Hauptteil: die Stellenanzeige Punkt für Punkt beantworten

Der Hauptteil ist kein Lebenslauf in ganzen Sätzen. Er greift die Anforderungen auf, die dem Arbeitgeber am wichtigsten sind, und belegt jede mit einem Beispiel. Dafür zerlegen Sie zuerst die Stellenanzeige:

1. Aufgaben: Was sollen Sie täglich tun? Die ersten Punkte der Liste sind meist die wichtigsten.
2. Muss-Anforderungen: Formulierungen wie „setzen voraus“, „zwingend“, „erforderlich“ oder „Sie verfügen über“.
3. Kann-Anforderungen: „wünschenswert“, „von Vorteil“, „idealerweise“. Erwähnen Sie sie, wenn Sie sie erfüllen. Ihr Fehlen müssen Sie nicht erklären.
4. Unternehmen: Was erfahren Sie über Produkte, Pläne und Arbeitsweise? Daraus entsteht Ihr Motivationsabsatz.
5. Formalien: Ansprechperson, Kennziffer, gewünschter Eintrittstermin und ob eine Gehaltsvorstellung verlangt wird.

Dann suchen Sie für jede wichtige Anforderung einen Beleg aus Ihrem Lebenslauf und machen daraus einen Satz. Für das Musteranschreiben weiter unten sieht das so aus:

Was sich nicht belegen lässt, gehört nicht ins Anschreiben. Eine Eigenschaft wie „teamfähig“ überzeugt erst, wenn ein Beispiel sie zeigt.

Warum dieses Unternehmen?

Am schwächsten sind Vorlagen und KI-Entwürfe beim Motivationsabsatz, weil er Wissen über den Arbeitgeber und über Sie verlangt. Nennen Sie etwas Konkretes: ein Produkt, mit dem Sie gearbeitet haben, eine Entwicklung aus der Anzeige oder von der Karriereseite, eine Arbeitsweise, die Sie überzeugt. „Ihr innovatives Unternehmen“ passt auf jede Firma und sagt deshalb nichts.

Schluss: Eintrittstermin, Gehalt und Ausblick

• Eintrittstermin: ein Datum oder Ihre Kündigungsfrist, etwa „drei Monate zum Monatsende“.
• Gehaltsvorstellung: nur, wenn die Anzeige danach fragt, dann als Jahresbruttogehalt mit einer Zahl oder einer engen Spanne.
• Ausblick: Schreiben Sie, worüber Sie im Gespräch sprechen möchten, im Indikativ statt im Konjunktiv.

Anschreiben-Muster: vollständiges Beispiel für eine Personalreferentin

Das folgende Beispiel ist erfunden: Die Bewerberin, die Unternehmen und die Stellenanzeige gibt es nicht. Es zeigt, wie die Regeln oben zusammen aussehen. Zuerst der Auszug aus der Anzeige, auf die Katharina Albers antwortet:

Und das Anschreiben dazu. In dieser Darstellung steht alles linksbündig; in Ihrem Brief setzen Sie Ort und Datum rechtsbündig über den Betreff.

Katharina Albers
Goethestraße 27, 34119 Kassel
0171 3920047 · katharina.albers@example.com

Fendel Fördertechnik GmbH
Personalabteilung
Frau Katrin Oswald
Industriestraße 40
34225 Baunatal

Kassel, 12. Oktober 2026

Bewerbung als Personalreferentin, Kennziffer HR-2026-14

Sehr geehrte Frau Oswald,

seit 2021 betreue ich bei der Brenner Gebäudetechnik GmbH rund 380 Beschäftigte aus Montage, Kundendienst und Verwaltung vom Eintritt bis zum Austritt und rechne ihre Löhne und Gehälter mit DATEV LODAS ab. Nach meinem Abschluss als Geprüfte Personalfachkauffrau (IHK) möchte ich nun als Personalreferentin die Verantwortung für die gesamte Personalbetreuung übernehmen. Ihre Belegschaft aus Produktion und Verwaltung entspricht genau der Mischung aus gewerblichen und kaufmännischen Beschäftigten, die ich aus meiner täglichen Arbeit kenne.

Die Gewinnung von Fachkräften für die Montage steht in Ihrer Anzeige an erster Stelle. Bei Brenner habe ich die Einführung unseres digitalen Bewerbermanagements geleitet, vom Vergleich der Anbieter über die Abstimmung mit dem Betriebsrat bis zur Schulung von 25 Führungskräften. Seitdem antworten wir Bewerberinnen und Bewerbern innerhalb von fünf Arbeitstagen statt wie zuvor nach rund drei Wochen. Für die Montage habe ich zusätzlich einen Probearbeitstag eingeführt, an dem Kandidatinnen und Kandidaten im Team mitarbeiten und beide Seiten sehen, ob es passt.

Die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat gehört für mich zum Alltag. Ich bereite die Zustimmungsanträge an den Betriebsrat zu Einstellungen und Versetzungen vor und habe an unserer Betriebsvereinbarung zur mobilen Arbeit mitgearbeitet. Mein arbeitsrechtliches Wissen habe ich in der berufsbegleitenden Weiterbildung zur Personalfachkauffrau vertieft.

Auf Ihrer Karriereseite habe ich gelesen, dass Sie die Montage in Baunatal ausbauen und dafür in den nächsten Jahren viele Stellen besetzen wollen. Diesen Aufbau nah an den Teams in der Halle mitzugestalten, reizt mich besonders.

Meine Kündigungsfrist beträgt drei Monate zum Monatsende, ich kann also zum 1. Februar 2027 bei Ihnen beginnen. Meine Gehaltsvorstellung liegt bei 56.000 Euro brutto im Jahr. Gern erläutere ich Ihnen in einem persönlichen Gespräch, wie ich die Besetzung Ihrer Montagestellen unterstützen kann.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]
Katharina Albers

Anlagen
Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, IHK-Prüfungszeugnis

Was dieses Anschreiben richtig macht

• Der erste Satz nennt schon die wichtigste Qualifikation, statt die Bewerbung anzukündigen.
• Die ersten beiden Absätze im Hauptteil beantworten die Anforderungen der Anzeige, die wichtigste zuerst; der dritte erklärt, warum gerade dieser Arbeitgeber.
• Jede Zahl zum Werdegang steht genauso im Lebenslauf. Wer beides nebeneinanderlegt, findet keinen Widerspruch.
• Der Motivationsabsatz bezieht sich auf etwas, das nur auf diesen Arbeitgeber zutrifft.
• Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung stehen drin, weil die Anzeige danach fragt.
• Mit rund 280 Wörtern Brieftext passt das Anschreiben mitsamt Briefkopf auf eine Seite.

Der Lebenslauf zum Anschreiben

Anschreiben und Lebenslauf müssen zusammenpassen: dieselben Zahlen, dieselben Bezeichnungen, dieselbe Schrift. So sieht der Lebenslauf aus, auf den sich das Muster stützt:

Worauf es beim Lebenslauf selbst ankommt, damit Bewerbermanagementsysteme ihn richtig auslesen, steht im Ratgeber zum ATS-konformen Lebenslauf.

Anschreiben mit KI erstellen, ohne austauschbar zu klingen

Eine KI schreibt in Sekunden einen Entwurf. Ohne gutes Material schreibt sie aber das Anschreiben, das alle anderen auch bekommen. Das gilt für die ganze Bewerbung: Wer eine Bewerbung mit KI schreibt, bekommt nur so viel Persönliches heraus, wie er hineingibt. Diese fünf Schritte helfen:

1. Material sammeln

   Die vollständige Stellenanzeige, Ihr aktueller Lebenslauf und zwei, drei Dinge, die nicht im Lebenslauf stehen: warum gerade dieses Unternehmen, ein konkretes Erlebnis aus Ihrer Arbeit, Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung. Anschrift, Telefonnummer und Geburtsdatum braucht die KI nicht, lassen Sie sie weg.

2. Erst die Anforderungen klären

   Bitten Sie die KI zuerst, die Muss- und Kann-Anforderungen der Anzeige aufzulisten und zu jeder einen Beleg aus Ihrem Lebenslauf zu nennen. So sehen Sie, wo Belege fehlen, bevor ein einziger Satz geschrieben ist.

3. Den Entwurf mit klaren Regeln anfordern

   Geben Sie Länge, Ansprechperson und Tonfall vor und verbieten Sie Floskeln ausdrücklich. Einen Prompt zum Anpassen finden Sie direkt unter diesen Schritten.

4. Floskeln streichen

   Streichen Sie alles, was in jeder Bewerbung stehen könnte. Die Liste unter dem Prompt hilft dabei.

5. Jede Behauptung prüfen

   Sprachmodelle ergänzen gern Zahlen, Programme oder Aufgaben, die plausibel klingen, aber nicht stimmen. Gleichen Sie jede Aussage mit Ihrem Lebenslauf ab, denn im Vorstellungsgespräch müssen Sie jedes Wort vertreten können.

Prompt für Ihr Anschreiben zum Kopieren

Passen Sie die Klammern an und fügen Sie den Prompt in einen KI-Assistenten Ihrer Wahl ein:

Du bist eine erfahrene Personalreferentin. Schreibe ein Anschreiben auf Deutsch für die Stelle unten, höchstens 350 Wörter, an [Name der Ansprechperson].
Regeln: Beginne nicht mit „hiermit bewerbe ich mich“ oder „mit großem Interesse“. Belege jede Stärke mit einem Beispiel aus meinem Lebenslauf. Erfinde keine Zahlen, Programme, Aufgaben oder Arbeitgeber. Wenn dir für eine Anforderung ein Beleg fehlt, schreibe an diese Stelle [FEHLT], statt etwas zu erfinden.
Stellenanzeige: [vollständig einfügen]
Mein Lebenslauf: [ohne Anschrift und Telefonnummer einfügen]
Was nicht im Lebenslauf steht: [warum dieses Unternehmen, ein konkretes Erlebnis, Eintrittstermin, Gehaltsvorstellung]

Der Platzhalter [FEHLT] ist der wichtigste Teil: Er zeigt Ihnen, wo ein Beleg fehlt, statt die Lücke mit einer erfundenen Leistung zu füllen.

Floskeln, an denen man KI-Entwürfe und Vorlagen erkennt

• „Hiermit bewerbe ich mich …“ und „Mit großem Interesse habe ich Ihre Anzeige gelesen …“
• „Ihr renommiertes Unternehmen“, „ein innovatives Umfeld“, „eine spannende Herausforderung“
• „teamfähig, belastbar, flexibel“ ohne ein einziges Beispiel
• „Ich bin überzeugt, eine wertvolle Bereicherung für Ihr Team zu sein.“
• „In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt …“
• Jeder Satz beginnt mit „Ich“, und alle Sätze sind gleich lang.

Was nach dem Streichen übrig bleibt, sollte nur von Ihnen stammen können. Bleibt kaum etwas übrig, fehlt dem Entwurf Material, nicht Stil.

Anschreiben mit KI kostenlos: was realistisch ist

Den Prompt oben können Sie in einem KI-Assistenten Ihrer Wahl verwenden, auch in einer kostenlosen Version, wenn der Anbieter eine hat. Die eigentliche Arbeit bleibt bei Ihnen: Material sammeln, Floskeln streichen, Fakten prüfen.

In Profilis gehören Anschreiben nicht zum kostenlosen Tarif. Kostenlos erstellen Sie dort einen Lebenslauf und passen ihn bis zu dreimal im Monat an eine Stelle an. Anschreiben schreibt Profilis ab dem Pro-Tarif; Pro enthält bis zu 20 im Monat. Was die Tarife genau enthalten:

So entsteht Ihr Anschreiben in Profilis

Profilis schreibt das Anschreiben nicht aus dem Nichts, sondern aus Ihrem Lebenslauf und der Stellenanzeige, im selben Durchgang, in dem es Ihren Lebenslauf an die Stelle anpasst.

1. Lebenslauf anlegen. Erzählen Sie im Chat von Ihrer Erfahrung, füllen Sie die Formulare aus oder importieren Sie einen vorhandenen Lebenslauf.
2. Stelle wählen. Öffnen Sie eine Stelle in Profilis oder fügen Sie eine eigene hinzu: Stellenbeschreibung einfügen, Titel angeben, der Link ist optional.
3. Analyse lesen. Profilis wertet die Anzeige aus und zeigt, welche erforderlichen und wünschenswerten Anforderungen Ihr Lebenslauf schon abdeckt und welche Begriffe fehlen. An Ihrem Lebenslauf ändert sich dabei nichts.
4. Anpassung starten. Sie wählen behutsame, ausgewogene oder mutige Änderungen. Profilis überarbeitet dann in einer Kopie Ihres Lebenslaufs das Profil und jede Berufsstation für diese Stelle. Ab dem Pro-Tarif entwirft es dazu ein Anschreiben in der Sprache Ihres Lebenslaufs; vorgegeben sind höchstens 400 Wörter. Ihr ursprünglicher Lebenslauf bleibt unverändert.
5. Prüfen und übernehmen. Das Anschreiben bleibt mit der Stelle verknüpft und lässt sich als PDF herunterladen. Der PDF-Export ist ein schlichtes Textdokument im US-Letter-Format mit der englischen Überschrift „Cover Letter“, ohne Absender, Anschrift und Datum. Für die Bewerbung übernehmen Sie den Text deshalb am besten in Ihre eigene Briefvorlage mit Absender, Anschrift, Datum und Betreff nach den Regeln oben. Passt er mit Ihrem Briefkopf nicht auf eine Seite, kürzen Sie ihn.

Die Anweisungen an die KI verbieten, Arbeitgeber oder Programme zu ergänzen, mit denen Sie nie gearbeitet haben, und Firmennamen, Jobtitel oder Zeiträume Ihrer Stationen zu ändern. Fähigkeiten aus der Anzeige darf sie einer Berufsstation allerdings hinzufügen, wenn sie es für plausibel hält, dass Sie sie dort eingesetzt haben. Lesen Sie den Entwurf deshalb Satz für Satz. Das gilt besonders bei mutigen Änderungen, denn dort kann Profilis plausible Kennzahlen für Ihre Erfolge schätzen, und jede davon sollten Sie belegen können, bevor sie in einem Anschreiben steht.

Checkliste vor dem Absenden

• Name der Ansprechperson und Firmenname genau so geschrieben wie in der Anzeige
• Stellenbezeichnung und Kennziffer im Betreff
• aktuelles Datum und eine Unterschrift
• jede Zahl zu Ihrem Werdegang und jede Fähigkeit steht so auch im Lebenslauf
• keine Floskel aus der Liste oben
• eine Seite, als PDF, mit sprechendem Dateinamen
• einmal laut gelesen: Wo Sie stolpern, stolpert auch der Leser

Für Bewerbungen auf Englisch gelten andere Konventionen, beim Cover Letter wie beim Lebenslauf. Was im englischen Anschreiben anders ist, lesen Sie im Abschnitt Anschreiben auf Englisch des Ratgebers zum Lebenslauf auf Englisch.